De Algemene Ledenvergadering

Het zit er voor ons weer op: de algemene ledenvergadering (ofwel: ALV) 2019. Afgelopen zaterdag was de jaarlijkse vergadering, maar dit was er niet zomaar eentje! LBV bestaat dit jaar namelijk 50 jaar en dat moet uiteraard gevierd worden. Om die reden was de vergadering dit jaar in het Fata Morgana Paleis van de Efteling. Om de magie helemaal compleet te maken mochten onze leden na de vergadering gratis het park in. Een reden om de vergadering wat korter te houden dan gebruikelijk, maar niettemin moesten er natuurlijk belangrijke zaken besproken worden. Maar wat wordt er nu tijdens een algemene ledenvergadering besproken? En welke bevoegdheden heeft de ALV eigenlijk allemaal? Misschien niet het spannendste onderwerp, maar zeker handig om te weten als je ooit een algemene ledenvergadering gaat bijwonen of misschien zelfs voorbereiden!

De organen van de vereniging

De Landelijke Belangenvereniging (LBV) is – de naam zegt het al – een vereniging. Elke vereniging dient in ieder geval een bestuur en een algemene ledenvergadering te hebben. Naast deze twee organen kunnen verenigingen ook andere organen in het leven roepen, zoals een barcommissie of een kascommissie. Het orgaan met de meeste bevoegdheden is de ALV. Deze zal ik verderop toelichten. Als tweede komt het bestuur, dat twee hoofdtaken heeft; het besturen en vertegenwoordigen van de vereniging. Ook beslist het bestuur hoe vaak een algemene ledenvergadering plaatsvindt. Dit dient ten minste één keer per jaar te zijn.

De vergadering

Hoewel we veel contact hebben met onze leden en we ze zoveel mogelijk op de hoogte houden van de gang van zaken, is het helaas niet mogelijk om dit dagelijks te doen. Daarom worden onze leden tijdens de vergadering op de hoogte gebracht van de gebeurtenissen van de afgelopen periode en de plannen voor de komende periode. Voor velen is het ook nog eens een geschikt moment om onderling bij te kletsen.

Tijdens de vergadering komt veel aan bod, waaronder dus de afgelopen en komende gebeurtenissen. Daarnaast is tijdens de vergadering de verkiezing en de (her)benoeming van de bestuurders, worden de commissies samengesteld of gewijzigd, wordt het algemeen jaarverslag en het financieel verslag besproken, net als de definitieve begroting voor de lopende periode en de voorlopige begroting voor de komende periode, worden moties behandeld, is het mogelijk om het huishoudelijk reglement te wijzigen en wordt de contributie voor het komende jaar vastgesteld.

De bevoegdheden

De belangrijkste bevoegdheid van de ALV, en dus van de leden, is dat zij bepalen wat in de statuten staat. Daarnaast bepaalt de algemene ledenvergadering het beleid en de activiteiten voor de komende periode en hebben zij nog de volgende bevoegdheden:

 Wijziging van de statuten;

• Benoem en afzetten van bestuurders;
• Benoemen en afzetten van commissarissen;
• Dechargeren van bestuurders;
• Goedkeuring van de begroting en de jaarrekening;
• Het uitsluiten van een lid.

Aanvullende bevoegdheden van de ALV staan opgenomen in de statuten van de vereniging. Daarin staan ook nog andere bepalingen opgenomen met betrekking tot de vergadering, onder andere over hoe de vergadering bijeen wordt geroepen, wie toegang hebben tot de vergadering, hoe gestemd moet worden, de mogelijkheid tot het houden van een schriftelijke ledenvergadering en wat op de ledenvergadering wordt beslist.

Rolverdeling

Tijdens de algemene ledenvergadering is er over het algemeen een vaste rolverdeling. Het openen en leiden van de vergadering is een taak van de voorzitter, die het bestuur vertegenwoordigd en dus ook namens het bestuur het woord voert. De penningmeester licht de jaarrekening toe, terwijl de kascommissie weer verslag doet van de bevindingen met betrekking tot de financiële jaarverslagen. Als er specifieke punten besproken moeten worden kan één van de bestuurders het woord overnemen van de voorzitter. Ten slotte dient de secretaris van elke ledenvergadering verslag uit te brengen.

Hoe ziet een ALV er uit?

Een algemene ledenvergadering zal bij elke vereniging anders worden ingedeeld. Om toch een beeld te geven van de gang van zaken tijdens een algemene ledenvergadering, zal ik kort aangeven hoe de algemene ledenvergadering bij LBV wordt ingevuld. Het is helaas niet mogelijk om inhoudelijk op de vergadering in te gaan. Dit is namelijk enkel bestemd voor leden van LBV.

De eerste ronde

Om te beginnen opent de voorzitter dus de vergadering met een welkomstwoord. Vervolgens wordt het team en het bestuur van LBV kort benoemd en worden, indien nodig, nieuwe collega’s voorgesteld. Daarna worden de mededelingen besproken en wordt aan de leden gevraagd of zij nog mededelingen hebben die aan bod moeten komen. Dit wordt gevolgd door een moment van stilte voor de overleden leden.

Het verslag van de voorgaande ledenvergadering is van te voren aan alle aanwezigen toegestuurd en zal enkel worden besproken indien daar behoefte aan is. De voorzitter vraagt per pagina of er vragen en/of opmerkingen zijn. Mochten die er zijn, dan worden die uiteraard besproken en indien mogelijk direct beantwoord. Als die er niet zijn, gaat de voorzitter door met het bespreken van het secretarieel jaarverslag. Vervolgens zal de de financiën van de afgelopen periode en voor de komende periode bespreken. Tijdens de vergadering wordt aan de leden gevraagd of ze decharge willen verlenen en hier werd tijdens deze vergadering positief op gereageerd.

Daarna is het de beurt aan de kascontrolecommissie om hun bevindingen toe te lichten. Het af- en aantreden van de bestuurders volgens rooster is het volgende punt op de agenda. In de voorgaande jaren stelden alle afgetreden bestuurders zich weer herkiesbaar. Dit jaar was dit niet het geval. Het bestuur bevat echter nog steeds meer mensen dan in de statuten verplicht wordt gesteld, waardoor het niet noodzakelijk was om een nieuwe bestuurder te kiezen. Bijkomend voordeel is ook dat het aantal bestuurder nu oneven is, wat de voorkeur geniet. Echter, leden kunnen zich altijd verkiesbaar stellen. En dan is het eindelijk tijd voor een korte pauze!

De tweede ronde

Na de pauze gaat de vergadering verder met het bespreken van het voorstel om de contributiegroepen en de contributietarieven aan te passen. Tijdens de vergadering wordt direct aan de leden gevraagd om te stemmen en deze aanpassing is met grote meerderheid van stemmen aangenomen. Als laatste agendapunt worden de 10-jarige en 25-jarige jubilarissen benoemd en beloond voor hun jarenlange, trouwe lidmaatschap. Deze leden werden letterlijk in de schijnwerpers gezet en ontvingen allemaal een kleinigheidje van LBV.  Als afsluiting van de vergadering vraagt de voorzitter aan de leden of zij nog vragen hebben. Deze worden zover mogelijk direct beantwoord. Anders komt de voorzitter hier later op terug. Bij LBV wordt de vergadering altijd gevolgd door een gezamenlijke lunch. Zoals ik al aangaf was het dit jaar nog specialer, omdat de leden en hun gezin na de vergadering en de gezamenlijke lunch de rest van de dag gratis de Efteling in mochten! Daardoor was de sfeer nog feestelijker.

Afsluiting

Wat ik al zei: misschien niet het meest spannende onderwerp, maar wel informatie die je wellicht ooit van pas komt! Dus nog even kort samengevat:

Elke vereniging dient een algemene ledenvergadering te hebben. Dit orgaan heeft de meeste bevoegdheden binnen een vereniging, waardoor de leden dus de meeste zeggenschap hebben. De belangrijkste bevoegdheid is dat de ALV bepaald wat er in de statuten staat. De vergadering dient ten minste één keer per jaar bijeen te komen om onder andere de bestuurders te kiezen, commissies vast te stellen, begrotingen en moties te behandelen. Deze bevoegdheden en overige bepalingen met betrekking tot de algemene ledenvergadering staan opgenomen in de statuten. Hoewel iedere vergadering anders zal worden ingedeeld, is de rolverdeling grotendeels hetzelfde.

Zoals ik al aangaf was er dit jaar niet zomaar een algemene ledenvergadering! Natuurlijk zijn alle benodigde zaken besproken op de vergadering; zo is het bestuur opnieuw vastgesteld, is het voorstel tot aanpassing van de contributiegroepen- en tarieven aangenomen en is de begroting aan bod gekomen. Maar daarnaast was het vooral een feestelijke dag om het 50-jarig jubileum van LBV te vieren! Voor een korte sfeerimpressie kun je de aftermovie bekijken door hier te klikken!