Hoe overleef ik in een kantoortuin

Ik werk in een kantoortuin. Dat kan heel gezellig zijn. Het kan ook te gezellig zijn. Helaas voor mij is het erg vaak te gezellig. En op dat soort momenten is het behoorlijk lastig om mij op mijn werk te kunnen concentreren. Nu heb ik mezelf in de loop der jaren wel wat trucjes aangeleerd. Ongewenst gedrag negeren, jezelf afsluiten door muziek op te zetten, je beeldschermen zo hoog zetten dat je de rest niet meer ziet, noem het maar op. Nu blijkt dat het voor veel meer mensen lastig is om goed te functioneren op een kantoortuin. Daarom hierbij een hoe-overleef-ik-in-godsnaam-in-een-kantoortuin-gratis-tippen-van-jippen-overzicht.

bron: Van 9 tot 5

TIP NUMMER 1: zorg voor een quiet place

De meeste werknemers schijnen het liefst individueel te werken in een gesloten ruimte. Hier hebben zij geen last van luidruchtige collega’s en telefoons die steeds over gaan. Het is dan ook verstandig om een aparte ruimte te hebben waar je heen kunt als je ‘concentratiewerk’ moet doen.

TIP NUMMER 2: regel een aparte vergaderruimte

Niets vervelender dan collega’s die denken dat het handig is om in de kantoortuin te vergaderen. Helemaal als je zelf niet bij die vergadering betrokken bent, maar alles wel luid en duidelijk kunt horen. Zorg daarom voor een aparte vergaderruimte. Dit bevordert de vergadering zelf ­– want: geen afleiding vanuit de kantoortuin – en zorgt ervoor dat de andere collega’s geen last hebben van de vergadering.

TIP NUMMER 3: creëer een opgeruimde werkplek

Rust op je bureau en in je omgeving is rust in je hoofd. Als iedereen er zorg voor draagt dat zijn of haar werkplek netjes is, zorg je er met elkaar voor dat je niet afgeleid wordt door (andermans) troep. Haal onnodige prikkels weg. Sluit boekenkasten af, doe je koffiekopjes direct na gebruik in de vaatwasser, zorg dat er niet overal losse pennen en notitieblokken liggen. Kortom: ruim je troep op!  

TIP NUMMER 4: sluit jezelf af

Werk bijvoorbeeld met een koptelefoon op. Zien je collega’s gelijk dat je in je concentratiebubbel zit. Dat hoeft niet eens met muziek. Een koptelefoon met noise cancelling zorgt er juist voor dat je in alle stilte je werk kunt doen. Nadeel is weer dat je bijvoorbeeld de telefoon niet hoort. Werk je wel met muziek op, zorg er dan voor dat de rest van je collega’s niet met je mee kunnen genieten.

De geluidswerende koptelefoon rukt op in de kantoortuin. Goed voor de focus, maar voor collega’s ben je onbereikbaar. Wat zijn de verschillende omgangsregels? https://t.co/9I7MvpLeuz

— NRC (@nrc) July 19, 2019

 

Werkt dit niet? Sluit jezelf dan nog verder af en creëer letterlijk afstand tussen jou en je collega’s. Maak gebruik van scheidingswanden, zet je computerschermen wat hoger of zet de bureaus uit elkaar. Mocht dit nou een erg ongezellig gezicht worden, gebruik dan bijvoorbeeld planten als scheidingswand.

TIP NUMMER 5: wees vragen voor

Zorg ervoor dat je collega’s niet achter je kont aan hoeven te lopen. Heb je een deadline? Wees op tijd klaar en zorg ervoor dat de benodigde stukken op tijd binnen zijn. Dan hoeft je collega niet te vragen waar het blijft. Wil je iets gedaan krijgen? Communiceer duidelijk wat je wilt en hoe, zodat collega’s daar niet meer om hoeven te vragen en zelfstandig aan de slag kunnen.

TIP NUMMER 6: negeer ongewenst gedrag

Allemaal heel leuk en aardig hoor, die kattenfilmpjes. Net als die ene collega die denkt dat de rest analfabeet is en daarom de krant hardop voorleest. Of die collega die constant denkt dat hij in een karaokebar is. Maar. Dat. Leidt. Af! Gebeurt dit eenmalig, verzoek die collega dan vriendelijk om te stoppen met het laten zien van Dumpert-filmpjes en gewoon aan het werk te gaan. Blijft diegene doorgaan? Negeer dit dan. Het schijnt dat het dan vanzelf stopt.   

TIP NUMMER 7: geef zelf het goede voorbeeld

Wees zelf niet die flapdrol die iedereen van zijn werk afhoudt, maar ga te werk zoals je zou willen dat je collega’s dat ook doen. Praat zelf niet te hard, stoor je collega’s niet onnodig en leidt ze niet af met bewerkte foto’s van jezelf als 134-jarige. Wees de rust zelve.

TIP NUMMER 8: maak je eigen gebruiksaanwijzing

Net als machines hebben sommige mensen ook een gebruiksaanwijzing nodig. Iedereen werkt op zijn of haar eigen manier. Geef duidelijk aan hoe collega’s met je om moeten gaan, wanneer en hoe ze kunnen zien dat je druk bezig bent, hoe ze je het best kunnen benaderen enz.

TIP NUMMER 9: maak duidelijk afspraken met elkaar

Naast een eigen gebruiksaanwijzing is het ook handig om een kantoortuingebruiksaanwijzing te hebben. Daarin kun je bijvoorbeeld tijdsblokken opnemen waarbinnen het stil dient te zijn, of waarbinnen juist wat meer gekletst mag worden. Of hoe men laat blijken dat zij wel of niet gestoord kunnen worden. Denk aan een niet-storen lampje (mega leuk: dit lampje klik je op je beeldscherm. Bij rood licht mag je niet gestoord worden, terwijl je bij groen licht juist beschikbaar bent voor een praatje pot), post-its op de hoek van je bureau of gewoon ouderwets ‘LAAT ME MET RUST’ roepen.

*I am on a tight schedule today* pic.twitter.com/iwlcax5yFI

— CollegeXpress (@CollegeXpress) October 25, 2015

 

TIP NUMMER 10: pas je werktijden aan

De meeste mensen starten om 9 uur met hun kantoorbaan. Mocht je nou wat tijd voor jezelf willen, begin dan eerder. Er zullen weinig collega’s zijn die om 7 uur ’s morgens aanwezig zijn op kantoor, waardoor je in alle rust kunt werken. Nog een voordeel: de telefoon gaat dan waarschijnlijk nog niet. Je kunt natuurlijk ook later beginnen en langer doorwerken. En mocht het tot de mogelijkheden behoren, werk dan lekker thuis (als je dan niet te veel wordt afgeleid door je achterstallige huishouden). 

TIP NUMMER 11: lunch met je collega’s

Dit is misschien niet mogelijk als je een paar honderd collega’s hebt, maar binnen de kleine kantoren is dit een gouden tip. Lunch met elkaar! Op die manier kun je onder lunchtijd alle gossips bespreken en hoeft dit dus niet meer onder werktijd te gebeuren.

TIP NUMMER 12: de ouderwetse koffie-corner

In het verlengde van tip nummer 7: zorg dat er een koffie-corner aanwezig is. Dit is en blijft toch de plek waar alle nieuwtjes en gossips worden uitgewisseld, waar je het weekend bespreekt en waar de onderlinge frustratie geuit kan worden. Op deze manier creëer je een aparte plek waar mensen sociaal kunnen doen, zodat de werkvloer een plek blijft waar gewerkt wordt.

Resumé: werk je in een kantoortuin, dan is de kans groot dat je je vaak niet volledig kunt concentreren. Zorg er daarom voor dat je jezelf kunt afsluiten door bijvoorbeeld in een aparte ruimte te gaan zitten of een koptelefoon op de doen. Stel een handleiding op, maak duidelijke afspraken met elkaar en communiceer wanneer je wel en juist niet gestoord kunt worden. Creëer plekken en/of momenten waar collega’s met elkaar over koetjes en kalfjes kunnen praten, zodat dit niet meer op de werkvloer gebeurt. Wees vragen voor zodat je niet onnodig gestoord wordt. Negeer ongewenst gedrag, geef zelf het goede voorbeeld en wees vooral zelf niet de stoorzender op de werkvloer!