Het functioneringsgesprek

Nieuwsoverzicht

Vanmorgen zat ik rustig mijn mail weg te werken toen het daar ineens op mijn beeldscherm stond: de functioneringsgesprekken gaan binnenkort plaatsvinden. Dit zorgde voor een kleine hartverzakking, klamme handjes en een lichtelijke paniekaanval. Oké, misschien een beetje overdreven, maar stiekem vind ik het best spannend; een functioneringsgesprek. Dat slaat natuurlijk nergens op, want waar moet je bang voor zijn? Want, zo stel ik mijzelf gerust, als mijn werkgever echt niet tevreden is over mijn functioneren, zou ik daar allang van op de hoogte zijn gesteld.

Toch wil ik dit gesprek goed voorbereiden en ben ik begonnen met het opstellen van tips om dit gesprek in goede banen te leiden. Aangezien mijn hoe-overleef-ik-in-godsnaam-in-een-kantoortuin-gratis-tippen-van-jippen-overzicht goed in de smaak viel, zal ik ook mijn tips voor een goed functioneringsgesprek met jullie delen. Dus in deze blog het hoe-kan-ik-ervoor-zorgen-dat-mijn-functioneringsgesprek-niet-uitloopt-in-een-fiasco-gratis-tippen-van-jippen-overzicht.

But first things first: wat is precies een functioneringsgesprek? Velen halen dit namelijk door elkaar met een beoordelingsgesprek, terwijl dit wel degelijk een heel ander soort gesprek is. Dus even op een rijtje:

  • Een functioneringsgesprek is een open gesprek met je werkgever, waarin jullie beiden onderwerpen kunnen aankaarten. Denk daarbij aan de werksfeer, persoonlijke ontwikkeling, gestelde doelen of onderlinge problemen met collega’s. Tijdens dit gesprek wordt niet alleen je eigen functioneren besproken, maar ook het functioneren van de werkgever.
  • In een beoordelingsgesprek draait het om de beoordeling van jouw werkprestaties door je werkgever en zal geen sprake zijn van tweerichtingsverkeer. Hier kan ook een gevolg aan zitten. Presteer je niet al te best? Dan kan dit met zich meebrengen dat je een (schriftelijke) waarschuwing krijgt of dat een verbetertraject wordt opgestart. Daar tegenover staat weer dat goed presteren wellicht wordt beloond met een loonsverhoging.

Kleine van-de-hak-op-de-tak sidenote; er is momenteel een beweging gaande van bedrijven die de beoordeling- en functioneringsgesprekken schrappen. Deze gesprekken zouden namelijk niet motiverend werken of bijdragen aan het behalen van doelen. Om die reden worden de beoordelings- en functioneringsgesprekken vervangen door waarderingsgesprekken en maken werkgever en werknemer zelf afspraken over de organisatie van de beoordeling. Meer daarover lees je in onderstaand artikel:

 

 

Weer terug naar het onderwerp. Het functioneringsgesprek is dus een open gesprek, waarin ik onderwerpen kan aankaarten en zelfs het functioneren van de werkgever kan bespreken. Van belang is dus om bij mijzelf na te gaan welke onderwerpen ik besproken wil hebben en, nog belangrijker, of ik het functioneren van mijn werkgever wil bespreken. Want eerlijk is eerlijk, dat kan best eng zijn toch? Daarom ben ik met onderstaande tips aan de slag gegaan om het functioneringsgesprek voor te bereiden!

 

TIP NUMMER 1: Zorg voor een goede voorbereiding

Ha, inkoppertje! Dit is waar dit hele stuk om draait. Ga met deze tips aan de slag. Schrijf voor jezelf op wat je wilt bespreken, zet al je vragen op een rijtje, vraag na wat de procedure van het gesprek zal zijn etc. Bereid het gesprek desnoods voor door een ‘proefgesprek’ te houden met je partner/moeder/zusje/goudvis. Net als hoe je vroeger je spreekbeurt voorbereidde. Dit gaat misschien wat ver, maar geloof me, het helpt.

TIP NUMMER 2: Maak een agenda (of vraag deze op)

Niet alleen jij hebt punten die je in het gesprek aan bod wil laten komen, jouw werkgever heeft dit ook. Maak daarom samen een agenda, of vraag de agenda op en voeg je eigen punten daaraan toe. Zo is het voor beiden duidelijk wat aan bod gaat komen en op welke punten je jezelf moet voorbereiden.

TIP NUMMER 3: Laat het gesprek schriftelijk vastleggen

Het is altijd verstandig om een verslag op te laten stellen van het functioneringsgesprek. Daarin worden de ingebrachte agendapunten en besproken onderwerpen samengevat. Daarnaast kan in het verslag worden beaamd dat het een zinvol gesprek is geweest, of juist niet. Als je een verslag ontvangt waar je het niet mee eens ben, onderteken deze dan niet klakkeloos! Bespreek de punten waar je het niet mee eens bent en verzoek de werkgever om deze aan te passen. Werkt je werkgever niet mee? Teken het verslag dan enkel voor ‘gelezen’. Zet je bezwaren op papier en verzoek je werkgever om deze aan het verslag toe te voegen. Dit kan later altijd van pas komen.

TIP NUMMER 4: Sta open voor kritiek

Niemand is perfect. Ook jij niet, ook je werkgever niet, ook je partner niet en zelfs George Clooney niet (sorry dames). Het is vanzelfsprekend dat ook op de werkvloer niet altijd alles even goed gaan. Dat is niet erg, als je maar open staat voor kritiek en er ook mee aan de slag gaat. Dit zal niet altijd even makkelijk zijn. Bedenk echter dat kritiek helpt om jezelf te ontwikkelen. Beschouw het niet (altijd) als iets negatiefs, maar als een mogelijkheid om jezelf te verbeteren en verder te ontplooien.

TIP NUMMER 5: Hou je emoties in bedwang

Een functioneringsgesprek is erg persoonlijk en kan daarom ook emotioneel worden. Maar ook als je emotioneel labiel bent, is het belangrijk om tijdens het gesprek zakelijk en professioneel te blijven. Zelfs als jouw werkgever dit niet doet of als je echt alleen maar kritiek op je functioneren krijgt. Dreigt het toch uit de hand te lopen, stel dan voor om het gesprek te beëindigen en op een ander moment voort te zetten. Zo geef je jezelf de tijd om alles op een rijtje te zetten en het (vervolg)gesprek nog beter voor te bereiden.

TIP NUMMER 6: Maak je eigen ambities duidelijk

Geef duidelijk aan wat je toekomstplannen zijn. Waar wil je heen met je carrière, wat heb je daarvoor nodig, hoe kan je werkgever je daarbij helpen? Het is ook verstandig om je van te voren alvast te verdiepen in mogelijke opleidingen of cursussen. Bespreek deze tijdens het gesprek en leg uit hoe dit kan helpen om je ambities waar te maken.

 

 

TIP NUMMER 7: Kom zelf met ideeën

Zoals ik bij de vorige tip al aangaf is het goed om alvast na te gaan op welke manier je jouw ambities waar kunt maken en je bijvoorbeeld alvast te verdiepen in mogelijke opleidingen. Heb je iets dat naar jouw mening beter kan? Bedenk een aantal manieren om deze punten te verbeteren en breng deze tijdens het gesprek naar voren. Functioneer je naar jouw mening nog niet optimaal? Noteer alvast op welke manieren je zorg kunt dragen om dit functioneren te verbeteren en op welke punten je werkgever je hierin kan bijstaan. Door zelf met ideeën te komen laat je zien dat je proactief bent en dat je aan je eigen ontwikkeling wilt werken.

 

 

TIP NUMMER 8: Wees een actieve gesprekspartner

In principe kun je het functioneringsgesprek gewoon uitzitten. Daar bereik je echter vrij weinig mee. Het is juist de bedoeling van het gesprek dat sprake is van tweerichtingsverkeer. Samen met je werkgever kom je tot een aantal punten die ervoor gaan zorgen dat jij en je werkgever nog beter functioneren. Daar wil je toch inspraak in hebben? Ook straal je niet veel ambitie uit als je niet actief aan het gesprek deelneemt. Heb je niet veel punten die je besproken wilt hebben? Maak dan een terugblik naar het afgelopen jaar en bespreek dat. Op die manier zullen er altijd onderwerpen aan bod komen waarover jullie het kunnen hebben.

TIP NUMMER 9: Krop niet alles op

Het functioneringsgesprek is het uitgelezen moment om je hart te luchten. Maar dringende kwesties hoeven echt niet te wachten tot dit gesprek. Daar heb je waarschijnlijk alleen maar jezelf mee. Is er iets dat je wil bespreken met je werkgever en kan dit niet wachten tot het functioneringsgesprek? Geef dat dan gewoon aan en plan een gesprek in. Het is juist goed voor de werkrelatie om open kaart te spelen en vaker dit soort gesprekken aan te gaan. Uiteraard met mate, het heeft ook weer geen zin om iedere week rond de tafel te gaan zitten. Als dat nodig is, is het wellicht verstandig om bij jezelf na te gaan of je wel op de goede plek zit

TIP NUMMER 10: Wees tactvol met het brengen van kritiek

Heb je kritiek op het functioneren van je werkgever? Denk dan goed na over hoe je dit gaat brengen! Hoewel veel werkgevers het fijn vinden om feedback te ontvangen omdat zij zich op die manier ook kunnen ontwikkelen, staat niet elke werkgever open voor kritiek. Vraag jezelf daarom af hoe het (dis)functioneren van je werkgever jouw functioneren beïnvloed en wat je verwacht van je werkgever. Het is niet erg als jullie het niet eens zijn met elkaar, maar jullie hebben er beiden niks aan als de arbeidsrelatie op springen komt te staan. Ook hierbij is het weer handig je kritiek van te voren op een rijtje te zetten en bijvoorbeeld met vrienden te bespreken. Zit het je daarna nog steeds dwars? Bespreek het dan tijdens het functioneringsgesprek, maar zorg ervoor dat je dit tactisch doet. Ga niet in de aanval en ga niet met je vingertje wijzen. Dit zal het gesprek zeker geen goed doen. 

 

 

 

Samenvattend is het dus van belang om bij jezelf na te gaan wat je tijdens het functioneringsgesprek wilt bespreken. Zet dit op papier en geef deze punten van te voren door aan je werkgever. Vraag ook alvast de agendapunten van de werkgever zelf op, zodat je die kunt voorbereiden. Zorg dat je al wat ideeën op een rijtje hebt gezet, zodat je laat zien dat je open staat voor verbetering en ook meedenkt over manieren om die verbetering te bewerkstelligen. Neem een proactieve houding aan tijdens het gesprek en vraag door. Vraag om een verslag van het gesprek en lees deze voor ondertekening goed door. Maar maak je vooral niet te druk. Het is echt allemaal minder spannend dan het lijkt!