Onbetaalde facturen? Wat nu?

Facturen worden meestal netjes mooi op tijd betaald. Het kan echter wel eens voorkomen dat facturen niet betaald worden. Goed debiteurenbeheer begint met zorgvuldigheid en consistentie! Pak het dus professioneel aan, want als je niet tijdig of inconsequent omgaat met jouw debiteurenadministratie, kan jouw liquiditeit in gevaar komen. Immers: hoe langer de facturen openstaan, hoe minder geld jij beschikbaar hebt om betalingen of investeringen te doen. In deze blog geef ik je praktische tips hoe je dit serieus en professioneel aanpakt!

 

1. Maak duidelijke afspraken

Om achteraf misverstanden over de prijs of de geleverde diensten te voorkomen is het belangrijk om afspraken schriftelijk vast te leggen in een overeenkomst. Zeker als het gaat om grote bedragen, dan is het verstandig om vooraf akkoord te ondertekenen. In de overeenkomst is het belangrijk om de volgende gegevens op te nemen:

1. Naam, functie, adresgegevens van beide partijen.
2. Wat moet er geleverd worden?
3. Wat zijn de kosten/ prijs van de werkzaamheden?
4. Wat zijn de betalingscondities?
5. Verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden.

 

2. Factuur sturen

Heb je de klus geklaard? Stuur dan zo snel mogelijk een factuur naar je klant of opdrachtgever. Uitstellen kan je duur te komen staan. Een vriendelijke, aangename begeleidende tekst bij de factuur kan geen kwaad. Probeer je klanten dus vriendelijk te benaderen. Indien je de facturen digitaal verstuurd, kan het handig zijn om een betaallink toe te voegen. Dit kan ervoor zorgen dat de klant jouw factuur sneller betaalt, omdat met één klikje de betaling kan worden afgerond. Plan wekelijks tijd hiervoor vrij. Het is belangrijk dat je facturen op tijd verstuurt en de betalingen volgt.

 

3. Herinnering sturen

Is de betalingstermijn verstreken en heb je nog steeds geen betaling ontvangen? Stuur dan direct een herinnering. Het zou best kunnen dat de factuur de klant niet eens heeft bereikt, omdat je het bijvoorbeeld naar een verkeerd e-mailadres hebt verstuurd. Stuur daarom altijd een kopie van de factuur mee bij de herinnering. Dan hoeft de klant niet op zoek te gaan naar de factuur die hij moet betalen.

 

4. Bellen

Blijkt het dat er na het verstrijken van de termijn van de eerste betalingsherinnering de betaling (nog) niet is voldaan? Dan kan er het beste even telefonisch contact opgenomen worden met de klant. Ook hier kan het weer zo zijn dat de klant een factuur niet heeft ontvangen door een verkeerd e-mailadres. Dan kan een belletje altijd helpen om de factuur alsnog naar het juiste e-mailadres te versturen. In veel gevallen wordt de factuur dan alsnog betaald. Er kunnen natuurlijk ook andere redenen zijn waarom de betaling nog niet is gebeurd. Denk daarbij aan een betwiste factuur, betalingsonwil of betalingsonmacht.

 

5. Wanbetalingen

Tussen jou – als ZZP’er – en de klant kunnen er discussies ontstaan als er sprake is van een betwiste factuur of betalingsonwil, doordat er bijvoorbeeld niet of onvoldoende werk is geleverd. In dat geval zal je een discussie moeten voeren. Probeer je klant duidelijk te maken wat jouw werkzaamheden zijn geweest en waar jij betaald voor moet krijgen. Los het op en maak je klant tevreden waardoor de betaling toch wordt voldaan. Is er echter sprake van betalingsonmacht, probeer dan een regeling te treffen met je klant.

 

6. Incasso

Soms bieden herinneringen, aanmaningen en verdere discussies met de klant geen oplossing. Wellicht kan het inschakelen van een incassobureau dan een oplossing zijn om toch (een gedeelte van) de openstaande facturen te ontvangen. Laat je geld niet liggen.

 

7. Btw terugvragen

Heb je alle inspanningen verricht en is een incassobureau er ook niet in geslaagd om de betaling van je openstaande facturen betaald te krijgen? Dan zou je de betaalde btw over die facturen nog terug kunnen vragen van de Belastingdienst. Het btw-bedrag kan je onder voorwaarden laten verrekenen in de btw-aangifte.

 

Conclusie

Als ZZP’er zul je soms achter je onbetaalde facturen aan moeten. Blijven de facturen onbetaald, dan moet je zo snel mogelijk actie ondernemen. Het geld groeit immers niet op je rug.

 

Heb je nog vragen over de betaling van jouw facturen? Neem dan gerust contact met mij op. Ik sta je graag te woord! Bel naar 088 - 266 3000 of stuur mij een mailtje via dursun.koker@lbv.nl.