Zakelijke kosten zijn aftrekbaar! - Deel 1

Wekelijks krijg ik van veel ondernemers vragen over welke kosten wel en welke kosten niet aftrekbaar zijn van de omzet om de winst te berekenen. Voor ondernemers is het natuurlijk gunstig dat zoveel mogelijk kosten aftrekbaar zijn. Op die manier houd je uiteindelijk meer over in je portemonnee. Het is van belang om te weten dat enkel kosten met een zakelijk karakter aftrekbaar zijn. Het komt wel eens voor dat bepaalde kosten naast een zakelijk karakter ook een persoonlijk karakter hebben, omdat je er als privépersoon voordeel van hebt. Gemaakte kosten waarvan het persoonlijke karakter overheerst zijn niet aftrekbaar. De zakelijke kosten moeten zorgvuldig opgenomen worden in je boekhouding, anders loop je alsnog geld mis.

 

Bij sommige kosten weet je al snel of het wel of geen zakelijke kosten zijn. Er zijn echter ook kosten waarbij het niet zo voor de hand ligt en waarbij je rekening moet houden met bepaalde regels om ze af te kunnen trekken.

 

Om een duidelijk beeld te geven van welke kosten wel of juist niet aftrekbaar zijn, zal ik een aantal kosten onderscheiden in de volgende groepen:

 

• 100% aftrekbare zakelijke kosten;
• gedeeltelijk aftrekbare zakelijke kosten, en;
• niet aftrekbare kosten.

 

Naast deze drie groepen zijn er ook nog kosten die in één jaar aftrekbaar zijn en kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn. Deze laatste twee groepen zal ik in mijn blog van volgende maand behandelen.

 

100% aftrekbare kosten

Zoals ik hierboven al aangaf, zijn alleen zakelijke kosten aftrekbaar. Maar wat zijn dit nu precies? Zakelijke kosten zijn alle kosten die nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben.

Hoewel over sommige kosten gediscussieerd kan worden of het zakelijke kosten zijn, zijn er ook kosten waarbij direct duidelijk is dat ze een zakelijk karakter hebben. Voorbeelden daarvan zijn:

• Inschrijving bij de KVK
• Huur van bedrijfsruimte
• Inrichting kantoor of werkplaats
• Administratiekosten
• Marketingkosten
• Websitekosten
• Zakelijke cursussen
• Vakliteratuur
• Werkkleding
• Bemiddelingskosten
• Verzekeringskosten
• Reiskosten OV
• Bankkosten voor een zakelijke rekening

 

Goed om te weten is dat de gemaakte contributiekosten voor een ZZP-lidmaatschap bij LBV ook aftrekbaar zijn, omdat dit onder zakelijke kosten valt. Met het ZZP-lidmaatschap ondersteunen wij jou onder andere met de boekhouding, de aangifte inkomstenbelasting en de aangifte omzetbelasting. Daarnaast kun je bij één van onze juristen terecht als een contract tussen jou en de opdrachtgever niet helder genoeg is of als een opdrachtgever jou niet wilt betalen. Dus wat let jou als ondernemer nog om een ZZP-lidmaatschap af te sluiten bij LBV? Juist, helemaal niks!

 

Gedeeltelijk aftrekbare kosten

Kosten die naast een zakelijk voordeel ook een privé voordeel opleveren, kunnen gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Deze kosten worden daarom ook wel gemengde kosten genoemd. Een voorbeeld hiervan is het zowel zakelijk als privé gebruiken van één telefoon. In dat geval mag je alleen het deel aftrekken dat zakelijk wordt gebruikt.

 

Bij de kosten voor eten en drinken is er ook sprake van een gemengd karakter. Hiermee bedoel ik bijvoorbeeld een zakelijke lunch of zakelijk diner. Hier heb je natuurlijk ook privé profijt van, omdat het eenmaal je honger stilt. Een ‘normale’ lunch tijdens werktijd is in beginsel niet aftrekbaar, maar op het moment dat je bijvoorbeeld met een klant luncht zonder dat daar een tegenprestatie aan gebonden is, zijn deze kosten wel deels aftrekbaar. Om onduidelijkheden te voorkomen, zijn deze kosten volgens de Belastingdienst maar voor 80% aftrekbaar. Op deze regel geldt de volgende uitzondering: als je een cursus of training geeft en je de cursisten daarbij een lunch aanbiedt, dan zijn de kosten voor de lunch wel voor 100% aftrekbaar. Volgens de Belastingdienst heeft die lunch voor jou een volledig zakelijk karakter, omdat de lunch bedoeld is voor de cursisten en niet voor jezelf.

 

De representatiekosten die je maakt voor je onderneming, het bijwonen van congressen en seminars en studiereizen zijn ook voor 80% aftrekbaar. Onder representatiekosten vallen bijvoorbeeld relatiegeschenken of de kosten voor het aanschaffen van zakelijke kleding.

 

Voor het aftrekken van kosten voor het gebruik van een auto stelt de fiscus heel wat regels. Kort samengevat wordt er onderscheid gemaakt tussen een privé auto en een zakelijke auto. Als je met je eigen auto rijdt mag je per zakelijk gereden kilometer €0,19 in aftrek brengen van je winst. Stel dat je gebruik maakt van een auto van de zaak, dan mag je alle kosten in aftrek brengen. Dit zijn dus zowel de brandstofkosten als de kosten van de autoverzekering, de wegenbelasting en de onderhoudskosten.

 

Niet aftrekbare kosten

Als het privé voordeel overheerst, zijn die kosten niet aftrekbaar. Hierbij kan gedacht worden aan de kosten voor de kapper, pedicure, zorgverzekering, het behalen van een diploma of je rijbewijs en verkeerboetes. Kleding is in principe ook niet aftrekbaar, tenzij het werkkleding betreft. Werkkleding is kleding dat je in principe niet privé kunt dragen en voorzien is van een bedrijfslogo. De werkkleding van bijvoorbeeld een verpleger kun je opvoeren als een zakelijke kostenpost, aangezien dit alleen op de werkvloer wordt gedragen.

 

Conclusie

Wat kunnen we opmaken uit het voorgaande? Zolang de kosten op zakelijke gronden worden gemaakt, zijn deze (deels) aftrekbaar. Kosten waarbij het privé voordeel overheerst zijn niet aftrekbaar. In de blog van volgende maand kom ik terug op de zakelijke kosten die in één jaar aftrekbaar zijn en de zakelijke kosten die over meerdere jaren gespreid aftrekbaar zijn.

 

Mocht je nog twijfels hebben over bepaalde kosten die je hebt gemaakt, dan kun je uiteraard contact met mij opnemen via 088-2663000 of dursun.koker@lbv.nl. Ik denk graag met je mee!